Organiser un séminaire d’entreprise est un moyen efficace pour renforcer la cohésion d’équipe, stimuler la créativité et partager des connaissances essentielles au sein de votre entreprise. Cependant, pour qu’un séminaire soit réussi, il doit être bien planifié. Ce guide vous aidera à structurer votre événement pour garantir son efficacité et son impact.
1. Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?
a. Quels sont les objectifs principaux et les différents types de séminaires ?
b. Quand est-il judicieux d’organiser un séminaire ?
2. Les étapes clés pour une organisation efficace
a. Définir les objectifs du séminaire
c. Le choix de la date et de la durée
g. Communiquer avant, pendant et après l’événement
1. Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?
Les séminaires sont des occasions uniques pour rassembler vos collaborateurs et les immerger dans une expérience d’apprentissage, de réflexion et de partage. Quels en sont réellement les objectifs ?
a. Quels sont les objectifs principaux et les différents types de séminaires ?
Les objectifs d’un séminaire d’entreprise peuvent être multiples, les principaux consistent à :
- Renforcer la cohésion d’équipe : un séminaire permet de créer des liens entre les collaborateurs et d’améliorer l’ambiance de travail.
- Former les employés : un séminaire est une occasion de développer les compétences professionnelles et personnelles des participants.
- Récompenser et fidéliser : un séminaire d’entreprise, c’est aussi le moment choisi pour remercier ses collaborateurs du travail accompli et ainsi renforcer leur sentiment d’appartenance à la société.
- Communiquer : c’est un moyen idéal pour faire le point sur les derniers mois, informer sur le lancement de nouveaux projets ou sur les décisions stratégiques, le séminaire d’entreprise permet une communication descendante efficace en réunissant une équipe au complet.
Selon le ou les objectif(s) de votre séminaire, on parlera donc de séminaire de formation, de séminaire de teambuilding, de séminaire incentive (de récompense), de séminaire stratégique ou encore de kick off meeting lorsqu’il s’agit du lancement d’un nouveau projet.
b. Quand est-il judicieux d’organiser un séminaire ?
Le moment choisi pour organiser un séminaire est crucial. Voici quelques facteurs à considérer :
- Après un changement important dans l’entreprise : lancement de nouveaux produits, nouvelle orientation stratégique.
- En début d’année : pour fixer les objectifs et la direction de l’entreprise.
- En milieu d’année : généralement juste avant ou après les vacances d’été pour faire le point sur l’avancement des différents projets.
- Avant ou après un événement majeur : comme un salon ou une conférence, pour faire le point avec les équipes.
- Lorsque l’entreprise traverse une phase de croissance ou de crise : un séminaire peut aider à gérer le changement et à stimuler l’adhésion des employés.
2. Les étapes clés pour une organisation efficace
La réussite d’un séminaire dépend largement de l’organisation préalable. Voici les étapes à suivre pour être sûr de ne rien oublier !
a. Définir les objectifs du séminaire :
Avant toute chose, il faut déterminer les buts de l’événement (formation, cohésion d’équipe, etc.).
b. Le budget :
Pour avancer efficacement dans l’organisation de son séminaire d’entreprise, il est important de déterminer le budget alloué à l’événement et de déterminer les différents postes de dépenses de celui-ci et l’ordre de priorité. Parmi les postes les plus récurrents, on retrouve :
- Le lieu du séminaire
Il peut avoir un impact majeur sur le coût, un séminaire dans un hôtel de luxe ne coûtera pas le même prix qu’un séminaire dans une salle de réunion dans un espace de coworking ou dans un gîte..
- Le transport
Covoiturage, autocar, train, voire avion, les coûts sont différents selon le moyen de transport.
- La restauration
Selon le lieu retenu, vous aurez soit un restaurant sur place et bénéficierez généralement d’un forfait journée d’étude/journée de réunion incluant la location de l’espace de réunion et les différents moments de restauration, ou vous devrez faire appel à un traiteur dans le cas contraire. Là encore, les coûts ne seront pas les mêmes.
- L’activité
Selon vos besoins, il existe un très large panel d’activités dans une encore plus large gamme de prix, de l’activité grand public type laser game au teambuilding plus sophistiqué, comme une animation personnalisable sur-mesure organisé sur votre lieu de séminaire (Escape Game Labo, Olympiade…)
c. Le choix de la date et de la durée :
Comme vu précédemment, le choix de la date est important dans l’impact que vous souhaitez avoir auprès de vos collaborateurs. S’il s’agit d’un séminaire de formation ou d’un séminaire stratégique, c’est l’agenda des projets internes à l’entreprise qui dictera le choix de la date. Si on parle davantage de teambuildings ou d’incentives, on aura plutôt tendance à choisir des dates durant des mois propices à des activités outdoor au printemps ou durant l’été.
Pour ce qui est de la durée, celle-ci peut varier de la 1/2 journée à plusieurs jours selon vos objectifs et votre budget. Vous aurez un large de choix de lieux avec ou sans hébergement qui pourront répondre à vos attentes.
d. Le choix du lieu :
Le choix du lieu peut avoir un impact primordial sur l’expérience du séminaire. Voici les critères importants à prendre en considération :
- La localisation : c’est un des premiers éléments à traiter dans votre organisation, jusqu’où pouvez vous demander à vos collaborateurs de se déplacer pour votre séminaire d’entreprise. Ce choix sera également tributaire du moyen de transport retenu et de la durée du séminaire, plus le séminaire est long plus, on pourra estimer que l’on peut aller loin, au contraire, on évitera les trop longs temps de route sur une seule et même journée, encore moins en période hivernale.
- La capacité de ses espaces : avec ou sans hébergement, vous faut-il une ou plusieurs salles de réunion, un espace extérieur pour du teambuilding, un amphithéâtre, une grande salle de convention.
- Le type de lieu : il doit être en adéquation avec vos attentes, mais aussi avec votre budget, vous trouverez sur le marché, des lieux empreint d’histoire, des anciens corps de ferme, des anciens bâtiments industriels reconvertis en lieu de réunion, des gîtes disposant de salles de réunion, des hôtels, des péniches, ou encore de grands centres de convention.
e. Déroulé de votre séminaire
Essayez d’être le plus cohérent possible dans l’établissement de votre programme. Anticipez le trajet pour déterminer l’heure d’arrivée sur le lieu de séminaire afin d’éviter que tout votre programme soit décalé dès le début.
Prévoyez des temps de pause si le contenu de votre réunion est dense afin de maintenir l’attention. Programmez plutôt un buffet rapide ou des plateaux repas si vous avez peu de temps pour manger le midi ou au contraire un déjeuner assis ou un format cocktail déjeunatoire si vous souhaitez prendre le temps et favoriser les échanges.
Lorsqu’il s’agit d’un séminaire résidentiel, prévoir un temps libre en fin d’après-midi sera très apprécié avant d’entamer la suite du programme avec une soirée qui peut être animée le cas échéant.
f. Prévoir des activités :
Les activités peuvent parfois être essentielles pour maximiser l’impact du séminaire, voici une sélection des plus efficaces :
- Les ice-breakers : pour rompre la glace et surmonter les appréhensions initiales et encourage ainsi la communication et l’interaction entre les personnes.
- Les témoignages d’experts : faire intervenir des professionnels externes pour partager leur expérience et faire le parallèle avec le monde de l’entreprise.
- Les animations teambuildings : idéales pour renforcer la cohésion d’équipes, le teambuilding se décline en plusieurs concepts (rallyes découvertes, jeux d’enquête, challenge multi-activités en tous genres) qui vous permettront de stimuler la collaboration entre les participants.
- Les activités incentives : faites pour récompenser, il s’agit généralement de faire vivre aux participants une expérience exceptionnelle à travers une activité originale comme par exemple du char à voile, un vol en montgolfière, une sortie en pirogue à la rencontre des phoques…
g. Communiquer avant, pendant et après l’événement.
Avant
Prévenez vos équipes de l’événement à venir suffisamment à l’avance pour avoir un maximum de présents. Une fois leur présence actée, vous devrez à nouveau être efficace pour récupérer les informations liées au bon déroulement du séminaire comme les choix de menu des différents repas, les éventuelles intolérances alimentaires, l’organisation du covoiturage, la répartition en chambres etc…
Communiquez également sur le programme pour qu’ils aient connaissance de l’organisation de leur journée pour caler d’éventuelles réunions téléphoniques ou par visio par exemple. Il est également important d’informer sur le choix d’une activité qui nécessiterait des vêtements de rechange (rallye canoë, sortie en voilier, construction de radeaux, randonnées…).
Pendant
Durant l’événement, il existe désormais des applications permettant de regrouper l’ensemble des informations du programme afin de communiquer efficacement et ne pas perdre de temps. C’est par exemple l’horaire et l’adresse exacte du rendez-vous au restaurant privatisé pour l’occasion.
Après
Enfin, veillez à faire un compte-rendu, à demander les feedbacks et à remercier les participants au séminaire une fois celui-ci terminé. L’envoi de ce message accompagné d’une photo d’équipe prise lors du séminaire sera toujours apprécié.
En suivant ces étapes et conseils, vous pourrez organiser un séminaire d’entreprise qui répondra aux attentes des participants et atteindra les objectifs fixés. Pour davantage de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter.
Bonne organisation !
